Coördinator doktersassistenten (24-36 uur)

Ben jij wie we zoeken?

Ben jij een coördinator, iemand die het leuk vindt om de roosters voor de receptie van Diabeter Centrum Amsterdam te maken, de planning rond te krijgen en het overzicht te bewaken? Denk je in oplossingen in plaats van problemen? Kun je overstijgend denken? Samen met de Locatiemanager en specialist manager van Diabeter Centrum Amsterdam ben je verantwoordelijk voor de receptie.

Per 1 september 2023 hebben wij de deuren geopend van onze nieuwe locatie in Amsterdam Slotervaart voor kinderen en volwassenen met (vooral) type 1-diabetes. Je komt te werken in een gedreven en ervaren diabetesteam waar samenwerking en kwaliteit van zorg op de voorgrond staat.

Ben jij toe aan een nieuwe uitdaging? Kom langs en kijk waar we werken, wat de sfeer is of neem contact op met ons of solliciteer.

Wat is Diabeter Centrum Amsterdam?

Wij zijn een gespecialiseerd behandelcentrum voor kinderen en volwassenen met type 1 of erfelijke vormen van diabetes, ontstaan door een mooie samenwerking tussen het Amsterdam UMC en Diabeter. Wij leveren zorg gericht op een leven zonder diabetescomplicaties voor al onze patiënten. Dit doen we door persoonlijke aandacht te combineren met kennis, de nieuwste behandelmethoden en wetenschappelijk onderzoek.

Zorg aan kinderen en volwassenen met type 1 of erfelijke vormen van diabetes verdient een gespecialiseerd behandelcentrum met een volledige focus op deze impactvolle ziekte. Ons team is multidisciplinair en bestaat uit artsen, verpleegkundigen, doktersassistenten, diëtisten en psychologen.

Ben jij wie we zoeken?                         

Geen dag is hetzelfde bij Diabeter Centrum Amsterdam. Door de combinatie van administratieve taken en patiëntzorg gerelateerde taken die je vervult, is het van belang dat je een echte duizendpoot bent, snel kan schakelen en van aanpakken weet. Nieuwe computersystemen maak jij je gemakkelijk eigen en je draait jouw hand niet om voor het werken in meerdere systemen tegelijk.

Patiëntgerichte zorg heb jij hoog in het vaandel staan en je bent representatief en communicatief vaardig, zowel in persoon als telefonisch en via mail. Je vindt het leuk om in teamverband te werken en haalt energie uit zowel het werken met kinderen van alle leeftijden als met volwassenen. 

Meer over de functie

De coördinator van de receptie bij een zorgkliniek speelt een essentiële rol in het verzekeren van een efficiënte en gastvrije ontvangst van patiënten, bezoekers en leveranciers, terwijl zij/ hij tegelijkertijd zorgt voor een goede coördinatie van administratieve taken en klantenserviceactiviteiten. Het team bestaat uit zes medewerkers; doktersassistenten en medisch secretaressen.

Een warm welkom in een omgeving die niet als een ziekenhuis aanvoelt. Dat is wat we onze verschillende doelgroepen willen bieden, waaronder kinderen, hun ouders en volwassenen. Als belangrijke spil binnen ons team beheer je de spreekuren, handel je telefoon- en e-mailverkeer af en voer je zelfstandig handelingen uit tijdens de jaarcontroles zoals: venapuncties, ECG, fundus foto’s en tijdens het spreekuur het meten en wegen van de patiënten. Je vindt het leuk om op de hoogte te blijven van de nieuwste diabetestechnologieën en draagt hier graag een steentje aan bij.

De werkzaamheden van de coördinator omvatten de volgende functietaken:

1. Receptietaken

• Verwelkomen van patiënten, bezoekers en leveranciers.
• Beantwoorden van telefoongesprekken en doorverwijzen naar de juiste afdelingen of personen.
• Registreren van aankomst en vertrek van patiënten.
• Verwerken van inschrijfformulieren en medische gegevens.
• Uitvoeren van handelingen zoals: venapuncties, ECG, fundus foto’s en tijdens het spreekuur het meten en wegen van de patiënten.

1. Coördinatie van de receptieactiviteiten:

• Opstellen van het dagelijkse schema voor de receptiemedewerkers.
• Zorgen voor voldoende personeelsbezetting tijdens drukke periodes.
• Toezicht houden op de algehele werking van de receptie.

1. Klantenservice:

• Verlenen van uitstekende klantenservice aan patiënten en bezoekers.
• Behandelen van klachten en problemen en zo nodig doorverwijzen naar het juiste personeel.
• Zorgen voor een gastvrije en professionele sfeer aan de receptie.

1. Administratieve taken:

• Verwerken van administratieve documenten zoals verzekeringsgegevens en facturering.
• Bijhouden van patiëntendossiers en andere administratieve taken die verband houden met de receptieactiviteiten.

1. Samenwerking

• Communiceren en samenwerken met andere afdelingen binnen de kliniek om een vlotte doorstroming van patiënten en informatie te waarborgen.
• Coördineren van afspraken en planningen tussen verschillende vakgroepen.
• Coördineren van de planning van de spreekuren/bestellingen.
• Het maken van de roosters/planning rondom vakanties

1. Training en ontwikkeling:

• Trainen en begeleiden van nieuwe receptiemedewerkers.
• Zorgen voor voortdurende training en ontwikkeling van het receptiepersoneel om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren.
• Coördineren en begeleiden van uitvoering van werkzaamheden en het doorvoeren van aanpassingen
• Fungeren als stagebegeleider voor doktersassistentes (zowel intern als extern).

1. Beheer van voorraden:

• Zorgen voor voldoende voorraad aan kantoorbenodigdheden en formulieren.
• Beheren van de inventaris van de receptie, inclusief het bestellen van benodigde materialen.

1. Naleving van regelgeving:

• Zorgen dat alle activiteiten aan de geldende regelgeving en richtlijnen voldoen, zoals privacywetgeving en gezondheids- en veiligheidsvoorschriften.

Wat bieden wij

Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding (inschaling FWG 45 in overleg).

Daarnaast bieden wij jou:

• Een aanstelling voor een jaar met uitzicht op een vast contract;
• Een eindejaarsuitkering;
• Een rooster waarbij je werkzaam bent op vaste dagen.
• Een prettige werksfeer in een kleinschalig team waar alle collega’s vanuit hun eigen expertise samenwerken aan de zorg van onze patiënten;
• Een ruim intern scholingsaanbod;
• Reiskostenvergoeding, bijvoorbeeld in de vorm van een NS-business kaart;
• Mogelijkheden tot het ruilen van arbeidsvoorwaarden in het Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden (zoals het aankopen van verlof en een fietsregeling).

Je carrière tot nu toe

Je bent in het bezit van een diploma doktersassistente of medisch secretaresse en hebt ervaring in het coördineren van werkzaamheden van een team. Daarnaast heb je kennis van wet- en regelgeving in de zorg, kennis van kwaliteitsverbetering en -bewaking. Je kunt actief luisteren, bent duidelijk en transparant in je doelen, verwachtingen en redenen achter je beslissingen. Je weet mensen te motiveren en bouwt relaties op. Tot slot sta je open voor feedback en weet dit ook bij anderen aan te moedigen.

Informatie en solliciteren

Voor inhoudelijke informatie over de functie kun je contact opnemen met Corry Kales of Fatima Ait-Taleb (Locatiemanagers) en voor vragen over de sollicitatieprocedure met onze afdeling HRM via 088 280 72 77. Ben je enthousiast en wil je solliciteren? Je CV kun je mailen naar hrm@diabeter.nl

Na een geslaagd eerste gesprek, behoort een dagdeel meelopen tot de procedure en een tweede gesprek. Bij een positieve uitkomst ontvang je een aanbod van de arbeidsvoorwaarden en na akkoord kan er getekend worden.

Als coördinator werk je met patiënten en vertrouwelijke gegevens. Om deze reden vindt aanstelling plaats onder voorbehoud van het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).